En breve
Una web con reserva de citas permite a sus clientes elegir una franja libre, recibir una confirmación y después un recordatorio, sin llamarle. En Orbitoile, la fórmula parte de 890 € durante el lanzamiento, y la web está en línea en 3 semanas. La web, sus páginas de servicios y el botón de reserva en cada página están incluidos; la agenda, los recordatorios y el depósito corren a cargo de una herramienta de reservas especializada, que puede tener sus propios costes.
Qué incluye una web con reserva de citas
| Elemento | Lo previsto |
|---|---|
| La web | Toda la web de presentación: hasta 5 páginas, maqueta validada, adaptada al móvil, títulos y marcado para Google |
| Servicios | Una página o una sección por servicio: qué incluye, su duración, su precio si lo muestra |
| Reserva | La herramienta de reservas integrada en la web y un botón «Reservar» en cada página |
| Visibilidad | Ficha de Google y directorios en la semana siguiente a la publicación, con su enlace de reserva |
| Plazo | 3 semanas a partir de la recepción de sus textos y de sus fotos |
Precios netos, IVA no aplicable (art. 293 B del CGI francés). La herramienta de reservas tiene sus propias condiciones: gratuita para algunos usos, de pago por suscripción o por SMS enviado para otros. La elegimos juntos antes del presupuesto, para que conozca el coste total.
Cómo funciona la reserva de citas en línea
Seis funciones hacen una buena web con reserva de citas. Para cada una, esto es lo que ve el cliente y lo que usted configura.
| Función | Lado del cliente | Su lado |
|---|---|---|
| Franjas | Solo ve las franjas realmente libres | Sus horarios, la duración de cada servicio, una pausa entre dos citas, el plazo mínimo antes de una reserva |
| Confirmación | Recibe un e-mail, a veces un SMS, en cuanto confirma | Confirmación automática, o validación por su parte de cada solicitud |
| Recordatorio | Recibe un recordatorio antes de la cita | Cuándo se envía el recordatorio, la víspera o dos horas antes, y el canal: e-mail o SMS |
| Agenda sincronizada | Nada que hacer por su parte | Sus citas aparecen en su agenda habitual y sus ausencias bloquean las franjas, si la herramienta gestiona esa agenda |
| Cancelación y cambio de cita | Cancela o cambia la cita desde el enlace recibido | El plazo límite, por ejemplo 24 horas antes |
| Depósito | Paga una parte al reservar | El importe y los servicios afectados; el cobro pasa por un proveedor de pagos, con una comisión por transacción |
Reserva de citas: qué está incluido y qué depende de la herramienta
En una web con reserva de citas, el trabajo se reparte entre la web, que construyo yo, y la herramienta de reservas, que lleva la agenda.
Incluido en la web
- la web de presentación completa, hasta 5 páginas;
- una página o una sección por servicio;
- la integración de la herramienta en la web, con los colores de la web cuando la herramienta lo permite;
- un botón «Reservar» en cada página, visible en el móvil;
- la configuración inicial con usted: servicios, duraciones, horarios;
- el enlace de reserva añadido a su ficha de Google.
A cargo de la herramienta de reservas
- el cálculo de las franjas libres y la agenda;
- los e-mails y SMS de confirmación y de recordatorio;
- la sincronización con su agenda;
- la cancelación y el cambio de cita por parte del cliente;
- el cobro de un depósito, si la herramienta lo ofrece;
- la lista de sus clientes y de sus citas.
Este reparto tiene una razón: una web programada a medida, rápida y sin base de datos no puede llevar una agenda en tiempo real. Confiarla a una herramienta hecha para ello es más fiable, y puede cambiar de herramienta sin rehacer la web.
Elegir la herramienta de reservas
En una web con reserva de citas, la herramienta depende de su oficio y del número de citas. Antes del presupuesto, comparo con usted estos cinco puntos:
- el coste: gratuita, suscripción mensual o comisión por cita;
- los SMS: incluidos, limitados o facturados por envío;
- el depósito: posible o no, y con qué comisiones;
- varias agendas: útil si trabaja con otras personas o en varios lugares;
- sus datos: ¿puede exportar la lista de sus clientes si cambia de herramienta?
Algunos oficios tienen sus propias plataformas de reserva. Aportan clientes, pero a veces cobran una comisión y muestran a sus competidores junto a usted. Una herramienta integrada en su web mantiene al cliente con usted. Ambas se pueden combinar: nada impide estar en una plataforma y ofrecer también la reserva en su web. Para un restaurante, la reserva se refiere a mesas y turnos más que a servicios: consulte la web para restaurantes en Lyon.
Ejemplo de recorrido: un corte de pelo un sábado por la mañana
Tomemos una peluquería ficticia en Lyon 6.º, configurada con un recordatorio la víspera a las 18 h.
- El jueves por la noche, una clienta busca «peluquero Lyon 6» en su móvil y llega a la página «Corte y peinado».
- Pulsa «Reservar»: solo se muestran las franjas libres de la semana.
- Elige el sábado a las 10 h, indica su nombre y su teléfono, y confirma.
- Recibe enseguida la confirmación, con un enlace para cancelar o cambiar la cita.
- La cita aparece en la agenda de la peluquería y la franja desaparece de la web.
- El viernes a las 18 h, recibe el recordatorio.
Gracias a su web con reserva de citas, la peluquería no ha descolgado el teléfono ni una sola vez. El recorrido es el mismo para una sesión de coaching, una clase particular o una revisión en el taller; solo cambian la duración y las normas de cancelación.
Datos personales y normas que hay que mostrar
Datos personales
Pida solo lo que sirve para la cita: un nombre y un medio de contacto suelen bastar. Informe a sus clientes del uso de sus datos y de su plazo de conservación, como exige la CNIL (la autoridad francesa de protección de datos), y compruebe dónde los almacena la herramienta.
Profesiones sanitarias
No pida ningún detalle médico en la reserva y compruebe las normas de comunicación de su colegio u organización profesional.
Cancelación, retraso y depósito
Muestre sus condiciones antes de la confirmación: plazo de cancelación, retraso tolerado, depósito y casos de reembolso. Unas normas leídas antes de reservar evitan la mayoría de los litigios. Se suman al aviso legal de la web.
Cuándo una web con reserva de citas no es útil
- tiene pocas citas por semana y sus clientes prefieren llamar: basta una web de presentación con un número de teléfono bien visible, desde 590 €;
- cada intervención exige un intercambio previo, como un presupuesto de obras: encaja mejor una solicitud de contacto, como en la web para artesanos;
- también anota citas en una libreta que no está sincronizada: habrá reservas dobles. La reserva en línea supone una sola agenda al día.
Para ser encontrado con «peluquero Lyon 6» u «osteópata Villeurbanne», la ficha de Google cuenta tanto como la web: consulte la guía de SEO local en Lyon.
Para recordar
Una web con reserva de citas reúne dos cosas: una web que presenta sus servicios, incluida en la fórmula desde 890 €, y una herramienta de reservas que gestiona la agenda, las confirmaciones, los recordatorios y el depósito. Elija la herramienta antes del presupuesto, para conocer el coste total.